WBSとは?ヌケモレ無いタスク管理を目指す基礎知識!

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どうも、マツバラヤスユキ(@yaspontax)です。

 

ヌケモレ無いタスク管理を目指す基礎知識として、プロジェクトマネジメントではお馴染みであるWBS(Work Breakdown Structure)について、分かりやすく解説したいと思います。

プロジェクト従事者のみではなく、ビジネスマンの基礎スキルとして汎用的に使用できると思いますので、タスク管理方法の見直しや改善に役立てていただけますと幸いです。

WBSとは

WBSとは、Work Breakdown Structure(ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー)の略で、作業(Work)を分解(Breakdown)し構造化(Structure)する手法です。

以下のように、プロジェクト目標を達成(必要な全ての成果物を作成)する為に実行すべき作業の全範囲を大まかな作業に分類し、さらに細分化した作業に分け、ワークパッケージと呼ばれる最小単位まで階層的に要素分解します。

プロジェクトマネジメント知識体系であるPMBOKでは、上記のワークパッケージまでをWBSの対象としており、スケジュールを計画する際に、具体的な作業(タスク)であるアクティビティにさらに要素分解します。

プロジェクトのスコープ全体を系統立ててまとめ定義することによって、作業の抜け漏れを防ぐことに有効となります。

 

 

なお、企業によっては、スケジュールまで含めてWBSと呼ばれることもありますが、本来の意味ではスケジュールは含まれまず、作業の詳細化された状態を指して呼ばれます。


WBSの作成のしかた

よくある例えですが、「BLTサンドを作る」プロジェクトのWBSを作成してみましょう。

 

大まかな作業に分解

プロジェクトの目標は、BLTサンドを作ることです。

まずは、大まかな作業に分解しましょう。

  • 具材の準備
  • パンを具材でサンドする
  • 食器に盛り付け

という3つの大まかな作業に分解することができます。

※分解のしかたのパターンはこの他にも存在しますが、今回は工程で分けました。

 

作業を細分化する

具材の準備という大まかな作業に対して、作業を細分化していきます。

今回は、BLTサンドを作る為、

  • B(ベーコン)
  • L(レタス)
  • T(トマト)

をそれぞれ準備するという作業に細分化しました。

※細分化のしかたについては、洗う・切る・焼くといった工程で細分化することも可能です。

 

最小単位のワークパッケージにさらに分解する

ベーコンの準備としては、

  • 切る
  • 焼く

というワークパッケージに分解することができます。

同じようにして、他の具材の準備についても、ワークパッケージに分解していきます。

また、大まかな作業のままとなっていた、パンで具材をサンドする、食器に盛り付けについても、ワークパッケージに分解すると以下のようなBLTサンドを作るプロジェクトのWBSが出来上がります。

※WBS作成の流れの説明上、一部の細分化した作業を省略しております。

アクティビティへ要素分解する

BLTサンドを作るプロジェクトにおいては、上記のWBSが作成できていれば、作業に取りかかれそうですが、業務で行うプロジェクトにおいては、具体的な作業(タスク)であるアクティビティにさらに要素分解することが望ましいでしょう。

例えば、ベーコンを切るというワークパッケージを要素分解すると、

  • ベーコンを買ってくる
  • 包丁とまな板を用意する
  • ベーコンを袋から出して切る

といったアクティビティに分解されます。

他のワークパッケージも同様に、迷わずにすぐに実行できる状態に要素分解することで、

  • 必要なものは何か
  • それぞれのアクティビティにかかる所要時間
  • 自分でやらないといけないのか、人にお願いできる作業なのか

ということが明確になります。

 

WBSを作成する上でのポイント

以下のポイントを押さえることで、精度の高いWBSを作成できるようになります。

 

抜け漏れが無いかを人にレビューしてもらう

人間はミスをする生き物なので、自分一人でWBSを作成し完成とせずに、他の人にレビューしてもらうようにしましょう。

 

段階的詳細化という考え方を持つ

いきなり全ての作業の詳細化を抜け漏れが無く、完璧な状態にできることが理想ではありますが、プロジェクトの特性上、初めての挑戦をすることも多く、規模が大きく複雑度が増すほど、そんなことは不可能になります。

その為、プロジェクトの進行に伴い得られる情報が増えた後に、詳細化を行うという考え方があります。

現在では未確定な情報がいつ頃には明確になる予定だから、そのタイミングで詳細化するといったように決めておきます。



スケジュールを計画する

WBSを作成し、アクティビティに分解した後は、

  • 各アクティビティを実施する順序を明確にする
  • 平行作業できるのか、前後関係があるのかを確認
  • 各アクティビティの所要時間を明確にする
  • 各アクティビティの作業担当者を明確にする

を行い、スケジュールを計画します。

今回の例で挙げたBLTサンドプロジェクトで言うと、具材の準備が完了していないのにパンが焼けてしまった(パンが冷めてしまう)ということが無いようなご注意ください。

※ここではスケジュール計画の手法の詳細は省略します。

 

プロジェクトマネジメントスキルの興味を持たれた方へ

もしPMBOKやプロジェクトマネジメントにご興味を持たれた方は、以下の記事もご覧ください。

 

その他のタスク管理方法(タスクボード)を知りたい方は以下の記事もご覧ください。

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