どうも、マツバラヤスユキ（@yaspontax）です。
カイゼン・ジャーニーという本に出会ってからというもの、現状から少しでもカイゼンし続けることの重要性を強く感じ、様々な改善のアクションを行うようになりました。
その中でも、振り返りのフレームワークであるKPTが非常に有用だと感じるので、まだ使用したことがない方の為にご紹介します。
タイトルの通り、KPTで振り返りが変わる！チームでポジティブに！
目次
KPTとは
振り返りのフレームワークであり、
- K（Keep｜良いこと。これからも継続すること。）
- P（Problem｜悪いこと。問題点。）
- T（Try｜挑戦すること。改善アクション。）
を定期的に洗い出して振り返ることで改善サイクルを回します。
読み方は、KPT（ケプト）です。
KPTでの振り返りの方法
以下のようなフォーマットで振り返りを行います。
- 現状のKeep（良いこと。これからも継続すること。）とProblem（悪いこと。問題点。）を洗い出します。
- Problemを改善する為のTry（挑戦すること。改善アクション。）を挙げます。
- （１週間〜２週間サイクルで）前回Tryで挙げた改善アクションの実施状況や結果を振り返り、良かったことや継続することはKeepに振り分け、課題や問題点はProblemに振り分けます。Problemの中で改善されたものは削除します。
- 更に次回に向けたTryを挙げ、改善アクションを実行します。
- これを繰り返すことで、Problemが減っていき（レベルが上がっていく）、Keepが増えていく（習慣化できたものは削除して良い）ことで改善が図れていくことになります。
このフレームワークの良いところは、Keep（良いこと）を挙げることにあると考えています。
振り返りと聞くと、反省点や課題をひたすらに挙げて、改善アクションを考えるというプロセスで実施しがちであるのでネガティブになりがちであり、改善アクションも出にくくなってしまう恐れがあります。
Keepを挙げることでポジティブな振り返りが実施でき、挑戦的なTryも生まれて来ることが期待できるのです。
チームでKPTを用いた振り返りワークショップを開催
KPTに魅力を感じ、個人のタスクや仕事の進め方の振り返りから使うようになったのですが、勤務先でのチームマネジメントに導入をしてみました。
チームメンバーを集めて、週次でKPTを用いた各人の仕事の進め方や業務プロセスに対する振り返りワークショップを開催しています。
個々人のKPTを共有化することに価値があると感じています。
チームで振り返りを行うことには、以下のメリットがあります。
- 他人のProblemを見て、自分の課題に気付く
- 他人のTryを見て、背中を押される
- 他人のKeepが自分のTryになる
- みんなで振り返るから、Tryを実行しなければ、と思う
ホワイトボードに張り出しても、机を囲みながらでも良いので、みんなでワイワイ話をしながら振り返りを行うことが大切だと感じてます。
このワークショップを実施する前と比較すると、
- メンバーがより挑戦的な発言をするようになった
- ポジティブな発言をより頻繁に口にするようになった
- 他人の良いことに対して「いいね！」を気軽に言えるようになった
という良い変化がありました。
KPT導入の参考になりそうな本
まとめ
改善を行う為には、現状を把握した上で理想とのギャップを特定し、改善アクションを決定し、定期的に振り返ることが必要です。
この中でも定期的な振り返りが特に重要であり、KPTのフレームワークを用いることで、Problemのみを挙げるネガティブな振り返りではなく、Keepを挙げるポジティブな振り返りを実施することができます。
ポジティブな振り返りとなることで、挑戦的なTryを掲げることができ、結果として大きな改善ができるようになります。
また、チームで振り返りを行うことで、個々人のKPTが共有化され、チームの振り返り力や改善力が向上していきます。気付きを与え合い、刺激し合うことができ、お互いに背中を押し合うことができます。
ぜひチームでのKPTワークショップを試してみてください。
僕が改善アクションを意識するきっかけになったカイゼン・ジャーニーについて興味が湧いた方は以下の記事もぜひご覧ください。
