タスク管理を見直し生産性を向上!他人に頼るな、自分で改善!

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どうも、マツバラヤスユキ(@yaspontax)です。

社会全体で働き方改革が推し進められており、お勤め先の企業においても残業時間削減が叫ばれていることと思います。そうは言うものの業務量は変わらず、個人の生産性向上に任せきりになっている状況も多いのではないでしょうか。会社や上司、ステークホルダーに対して業務量や期限の調整をするなど外部への働きかけを行ったとしても結果があまり改善されないことも多く、不満や愚痴が口を衝いて出ることもあるのではないでしょうか。

とはいえ、不満ばかり言っていては仕方がないので、明日から1人で始められるタスク管理の見直し行い生産性を向上し、定時で爽やかに帰宅してやりましょう!退社後の時間は自己投資!

本記事はこんな方にオススメ

  • タスク管理が苦手な方
  • 残業時間の削減を求められている方
  • 生産性を向上して新しいタスクに時間を割きたいと考えている方

タスクとは

ビジネスシーンにおける、タスクとは自分が行うべき仕事や作業のことである。その日(設定した期日)にやるべき「個々の作業」という意味合いで使われることが多い。もともとはIT用語(OS用語)であり、現在起動中のプログラムを意味している。たとえば、ウィルス対策ソフトが指定の時間になると自動的に起動しチェックを始めるのもタスク・スケジュールの1つである。これをプロジェクトや日々の作業管理に当てはめたものである。

タスクに似た言葉に、プロジェクトとToDoというものがあるが、それぞれの意味は以下の通りである。

プロジェクトとは

プロジェクトとは、「独自のプロダクト,サービス,所産を創造するために実施される有期性の業務」と定義されている。つまり、会社などの通常業務や、継続的な運用管理、あるいは改善活動などは、特に開始と終了が定義されていないため、「プロジェクト」とは呼ばない。特定の期限までに特定の建築を行う、製品を開発する、システムを構築する、などは個々のプロジェクトになりうる。プロジェクトは複数のタスクから構成されており、タスクを順番に完了させていくことでプロジェクトが完了すると言える。

ToDoとは

ToDoとは、「未来に行なうべき事」というスケジュール管理で使われることが多い。先送りにしてもよい作業をまとめたものが、未来のToDoリストであるといえる。たとえば、明日は○○をする、1週間後までに○○する、といった感じにスケジュール管理していくときに使われる。日付に対して割り当てられた行うべき仕事や作業がタスクであり、「未来に行うべき事」として優先度順に待ち状態となっているもの、ToDoであると言える。

※ちなみに正確な定義を調べようとしましたが、全く見つからず私個人の見解となる。



タスク管理とは

日付に対して割り当てられた行うべき仕事や作業がタスクであることから、タスクを正しく管理できている状態とは、以下の状態だと考えている。

  • 今日どの仕事や作業を実施すれば良いかと言うことが明確になっていて迷いがない
  • そのタスクを完了させていくことで、中長期的なプロジェクトが完了し成果が得られる

1つのToDoリストのみで管理しようとすると、膨大な量のToDoが優先順位順に並んでいることによる精神的な圧迫と頻繁に発生する優先順位の調整によって、ムダが多く精神衛生上よくない。

PMBOKから学ぶタスク管理

PMBOKとはプロジェクトマネジメント知識体系というプロジェクトマネジメントに関わる先人達の知恵が詰まった知識集である。プロジェクトを成功に導く為にプロジェクトマネジメントにおいてもタスク管理は重要事項であり、次のようなタスク管理(タスクの定義)を推奨している。

 

WBSを用いたタスク管理

以下のように、プロジェクト目標を達成し、必要な成果物を作成する為に実行すべき作業の全範囲を階層的に要素分解したものをWBS(Work Breakdown Structure)と呼ぶ。プロジェクトのスコープ全体を系統立ててまとめ定義したものである。作業の抜け漏れを防ぐことに有効である。

WBSを作成し要素分解したタスクに対して、前後関係や優先順位を明確にした上で、ガントチャートなどでスケジュール化して管理する。

 

WBSの作成のしかたについて詳細にまとめた記事をご覧になりたい方は以下の記事をどうぞ。

 

PMBOKに興味を持った方はこちらの記事を!



カイゼン・ジャーニーから学ぶタスク管理

カイゼン・ジャーニーとは、”たった1人からはじめて、「越境」するチームをつくるまで”という副題のついた、「日本の現場」に寄り添った、アジャイル開発の実践を支援する書籍である。ストーリー仕立てで物語として読み進めながら、考え方とプラクティスを一緒に学べる良書である。1人でも始められる業務改善の手法から、チームマネジメントの手法まで解説されている。

その本の中で、紹介されている個人タスク管理方法が導入し易く、効果的なのでご紹介する。

 

タスクボード(かんばん)を用いたタスク管理

以下のようなタスクボード(かんばん)を用いたタスク管理である。

Trelloのようなオンラインサービスもありますが、あえてホワイトボードなどのオフライン上で付箋を使っていつでもすぐに見える状態で管理することを推奨している。

一定期間(2週間スパンなど)の中で実行可能なタスクをToDoの対象とし、実行する1つのタスクのみをDoingに移して実行する。他人に依頼しており自分の手を離れているタスクは別で管理する。完了したら、Doneに移し、定期的に振り返りを行いタスクボードから削除する。

各タスクには、以下の項目を記載して、タスクボード上でタスクの内容が把握できるようにすることがポイントである。

  • タスク概要
  • 誰から依頼されたのか
  • 次は誰に渡すのか
  • 期日はいつか
  • どれくらい作業時間がかかりそうか
  • どうなったらこのタスクは終わるのか

 

カイゼン・ジャーニーに興味を持った方はこちらの記事を!

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